Lo urgente está por encima de todo - Estilo de vida dentro y fuera del trabajo

Serie: Los vicios corporativos y malos hábitos en las empresas

Vicio: Mala calidad, defecto o daño físico en las cosas. Falta de rectitud o defecto moral en las acciones. Hábito de obrar mal.

Hábito: Modo especial de proceder o conducirse adquirido por repetición de actos iguales o semejantes.

Una vez que se adquiere un hábito, este se aloja en el subconsciente, por lo que se vuelven tareas que se realizan de manera mecánica sin reflexión, y aún cuando nos damos cuenta que algo esta mal, es muy difícil romper con este vicio… si no se tiene la metodología adecuada.

En la casa, en la escuela y también en el trabajo se adquieren malos hábitos, el problema es que cuando sales de la empresa te llevas esos hábitos a tu casa o a tu nuevo negocio y viceversa, como el vicio de "lo urgente está por encima de todo" que bien podría ser el peor de los vicios corporativos.

Encima de todo es literalmente encima de todo: la familia, la salud, la educación, los días de descanso, los domingos, el trabajo en si mismo, los hobbies, las horas de sueño, las comidas, el ejercicio, todo. Es tan invasivo que las personas que viven atrapados en este ciclo alienante piensan que así es la vida, que su puesto así lo requiere, y que son unos solucionadores natos de problemas, capaces de responder con premura ante las exigencias del día a día.

No podrían estar más equivocados, entre los daños que causa este hábito se puede listar: mata la creatividad, innovación y mejora continua, impide la documentación de procesos, entierra las lecciones aprendidas, causa retrasos catastróficos porque afecta a todas las actividades sin distinción, pero sobre todo el bomberazo es la manera mas cara de ejecutar un proyecto.

Ejemplos todos, como las compras de pánico, la diabetes, el cáncer, etc, pero volvamos a mi caso de estudio.

Es un ejemplo muy conocido, la teoría de restricciones (The Theory of Constraints by Eliyahu Goldratt) basa el modelo en un contexto caótico y fracasado para desarrollar su teoría, es decir vamos a atacar los cuellos de botella, y es un éxito, es el ejemplo perfecto de vamos a echarle bola para sacar la chamba. En su fase avanzada o experta se diseñan modelos con restricciones controladas de manera que el resultado es previsible, una solución brillante que trabaja con los malos hábitos existentes.

Pero hay buenas noticias, -como siempre- hay formas mejores de hacer las cosas, mi exjefe era adicto a esta forma de trabajo, salí con una educación de “lista de pendientes” organizada como la teoría de Goldratt en básicamente tres categorías por orden de prioridad: Urgente, muy urgente y hágase ya! –obviamente solo se atienden las últimas, lo que causa una bola de nieve imparable con listas interminables e imposibles, cuando un líder opera bajo este esquema arrastra a todo su equipo en la misma dinámica: mi jefe me dijo que dejara lo que este haciendo. Comúnmente estos líderes cumplen con el perfil de “trabajar bajo presión, enfoque a resultados, multitasking, proactivos, sin horarios, alta disponibilidad, etc” todas malas descripciones, cuidado cuanto vean estas características en una vacante, la descripción correcta es: bomberazos! La verdad es que se puede trabajar sin presión, trabajando así los resultados no se evalúan, no son multitarea porque solo atienden de una en una, pro actividad se confunde con trabajar obsesivamente en vez de mejora continua, no tener horarios es algo negativo –como ya se discutió en otro post- y disponibilidad es sinónimo de "lo urgente está por encima de tu persona".

El arte de la administración de proyectos radica en calcular los esfuerzos y darles seguimiento.

Además de administrar cambios la administración de proyectos se trata del buen manejo de los recursos, y no en el sentido de la vieja escuela de sacar el mayor provecho de los empleados, sino de hacer las tareas con la cantidad de personas capacitadas en el tiempo correcto.

Al salir de mi anterior empleo seguí cargando este vicio, yo mismo soy el que rompo la reglas y sacrifico mi alimentación, el ejercicio, mis horas de sueño, mis horas de descanso o de hobbies, porque estoy educado y condicionado como en la vieja escuela de trabajo es lo único que importa, en otras palabras yo mismo sacrifico mi calidad de vida.

Por eso el primer paso tiene que suceder en uno mismo, dejar de tener una lista de pendientes y tener una agenda, es decir un programa de actividades a la que se le asigna recursos –yo mismo- en una cantidad de horas precisas, si no se completa la tarea en el horario dispuesto, se reprograma, pero no recorre las demás actividades, el arte radica en destinar los tiempos correctos a cada actividad, en la agenda y en el Project o Neodata, no existen las tareas urgentes, solo programadas, únicamente esfuerzos calculados. Está en la obligación de Project Manager asegurarse que todo esté en el plan y apegarse a el. La única prioridad es evitar las desviaciones de las líneas base, es decir, ir al gimnasio o comer es tan importante como enviar el presupuesto en el tiempo y en la forma dispuesta porque así está planeado. Planificar es la tarea número uno.

La única barrera esta en la mente, una vez que se re programa, somos mas eficientes, ordenados, exitosos, nuestros clientes y colegas lo notan desde el primer momento, somos capaces de llevar nuestro trabajo al siguiente nivel.