Formación de equipos para Administrar Proyectos
Cuando una empresa o proyecto contrata a un Project Manager, una de las primeras tareas que tiene que hacer el PM es formar equipo, por lo regular se integran personas al proyecto que ya están en la nómina y que son valiosas para la organización y para el proyecto pueden desempeñar diferentes tareas, en otros casos, se contrata personal nuevo para llenar los huecos, incluso aveces son equipos totalmente nuevos; todos tienen experiencia buena o mala, aveces poca en lo profesional, pero sin duda todos tienen experiencia de la vida, la riqueza del equipo está precisamente en la diversidad.
Integración social del equipo
El reto surge precisamente de como integrarlo, por un lado, se esta creando una nueva plataforma social, en la que algunos llegan por voluntad propia y otros no, por lo que se recorre un proceso de adaptación, en muchos casos esta tema se deja de manera inercial, de manera que cada persona se relacione con otras del equipo, que se vayan descubriendo a su ritmo, aunque esto no sea necesariamente el ritmo del proyecto. Un equipo de alto desempeño definitivamente deberá tener madurez como grupo, es decir haber pasado ya por esta etapa, estar integrado, fuera de fricciones personales. Me ha pasado en posiciones anteriores donde las personas que trabajaban codo con codo no sabían nada mas de sus compañeros que la información del gafete, en estos casos y cuando son equipos de personas que no se conocen, pues se puede iniciar con dinámicas sencillas de presentación, con preguntas simples como ¿con quien vives? ¿dinos un defecto y una cualidad? Uno se sorprende escuchar cuando los compañeros tienen talentos paralelos como diseño gráfico, música o danza, ese reconocimiento da mucha seguridad personal dentro del grupo, por otro lado aceptar un defecto es un acto de humildad donde todos nos reconocemos imperfectos delante de los otros, contrario a lo que se piensa esto genera una empatía, y el equipo se esfuerza por apoyar al miembro ahí donde cojea, por ejemplo si es malo para relacionarse lo invitan mas, o si no se le dan los formatos tiene apoyo de los otros, ejemplos hay muchísimos pero estas tres preguntas en particular me han funcionado muy bien con equipos nuevos, si bien puede ser un poco incómodo al principio, unas palabras para romper el hielo funcionan muy bien, invitando a reconocer que este equipo pasará mas tiempo junto que cada quien con sus respectivas familias, y ahora somos una nueva familia, a todos nos gusta ser parte de algo, somos seres sociales. Un líder o PM con formación en desarrollo humano será muy efectivo en esta fase.
Integración técnica
Por otro lado está el lado técnico, el PM debe tener la habilidad para moverse y trabajar en todos los niveles del organigrama; desde clientes, directores, accionistas e inversionistas, pasando por directores y gerentes, hasta el nivel técnico mas elemental, de igual manera por todos los departamentos, finanzas, compras, operaciones, auditorias, contabilidad, planeación, logística, por mencionar algunos, su comunicación debe de ser clara y su estructura de pensamiento ordenada, si esta verdaderamente bien preparado en la metodología lo único que tiene que hacer es apegarse al manual de las buenas prácticas, pero ¿que pasa con el resto del equipo? ¿que lenguaje utiliza? En este caso la mejor herramienta es formar al equipo con las nociones básicas de proyectos. No todos los que participan en un proyecto tienen que ser especialistas en proyectos, pero hablar el mismo idioma contribuirá a la eficiencia del equipo en forma exponencial, un curso de introducción a la metodología es clave para potencializar la eficiencia, desde directores hasta técnicos, no necesitamos que se certifiquen, pero si que entiendan las definiciones básicas: que es un Charter, WBS, SOW, etc., así como la estructura y el orden del proyecto conociendo lo básico de las áreas de conocimiento ademas de la triple restricción. Cuando empecé en mi formación de la metodología en proyectos entendí que ya lo hacía, procedimientos, tareas, gráficas de Gantt, la metodología me dio un nuevo diccionario y un pensamiento ordenado, para entender en que caja va cada cosa. Por ejemplo, todos los departamentos de compras podrían elevar muchísimo su desempeño conociendo la metodología genérica para las adquisiciones planteada en el PMBOK, tendremos el beneficio adicional producto de un proceso ordenado que las compras se vuelven trasparlentes y medibles, nuestro departamento con las métricas adecuadas ahora puede ser enfocado a resultados.
Los invitamos a tomar nuestro curso de inducción a la metodología de administración de Proyectos del PMI y descubrir por ustedes mismos todos los beneficios que están al alcance de su mano.
Del Autor
El Ingeniero Alejandro Picasso es graduado dela Ibero con Maestría en Administración de Proyectos con 20 años de experiencia en la construcción, además de contar con múltiples talleres y diplomado en desarrollo humano. Se desempeño como profesor de la carrera de Ingeniería Civil
