Primeros pasos para construir
Construcción para principiantes
Plan Maestro
Porque todas las grandes ideas empiezan en un servilleta, el primer paso es dar orden a las ideas y crear los documentos del proyecto, el plan maestro esta formado por un conjunto de documentos que detallan como se va a lograr, es hacer el plan de la vida del proyecto desde la idea original hasta la puesta en marcha y operación. Por mencionar algunos ejemplos, en el Charter -el acta de nacimiento del proyecto- se establece que es lo que queremos lograr, cuanto es nuestro presupuesto para hacerlo, y cuando lo queremos, en el EDT (Estructura de Descomposición del Trabajo) se detallan todas las actividades que se van a realizar de principio a fin. Las actividades se enlazan en un cronograma, y de manera detallada sabremos no solamente cuando vamos a terminar, sino que hacer cuando para lograrlo. No importa si son proyectos domésticos, como remodelaciones, jardines, cercar un terreno, incluso para compras que parecen simples deberíamos aplicar la metodología, como adquirir e instalar una cocina, o mandar fabricar los closets o puertas automáticas de la cochera. Tener un plan es la diferencia entre hacer un proyecto inercial en el que no sabemos cuanto costará al final o cuando va a terminar contra poner los puntos sobre las i'es y tener la certeza de que es lo que tendremos al final en calidad, tiempo y costo.
Planes para negocios
Cuando se trata de un negocio, como instalar un restaurante, abrir una tienda de ropa, necesitamos tener una proyección de que va a generar utilidades, es la herramienta básica para conseguir financiamiento, es poner en claro cuanto tiempo nos va a tomar recuperar la inversión y establecer cuales son las amenazas y convertirlos en riesgos calculados. En esta etapa se determinan factibilidades, paramétricos, análisis de retorno de inversión, comparativas con proyectos existentes, análisis de riesgos, etc. Este documento es la piedra angular del plan maestro.
Ingenierías, diseño y estudios
Porque en la construcción cada proyecto es único, y complejo, no es un típico proceso de compra donde basta con tener cotizaciones de diferentes proveedores o hasta encontrar el mejor precio o descuento que se acomode a mi presupuesto, no es como comprar un coche donde ya tienes un producto terminado y sabes que características tiene cada auto de manera que puedes comparar entre diferentes opciones, el proceso en a construcción es inverso porque estamos adquiriendo una idea, no un bien tangible, primero tienes que establecer las características, por ejemplo si quieres comprar un equipo de aire acondicionado doméstico primero determinas cual es la capacidad (1, 1.5 o 2 toneladas) depende de donde lo vas a colocar, segundo sus características (manual, automático, de alto rendimiento, frio/calor, etc.) una vez que elegiste y tienes la ficha técnica entonces puedes ir con diferentes proveedores para ver quien lo tiene al mejor precio, e incluso una marca similar con la seguridad de que tendrá las mismas prestaciones.
Para la construcción es lo mismo, la ficha técnica que detalla como será el producto terminado es el diseño.
El diseño puede ser tan complejo como la magnitud del proyecto, se divide en tres componentes básicos: Estudios preliminares, diseño arquitectónico, e ingenierías.
Cada uno es un tema, pero de manera muy breve podemos decir, los estudios preliminares son los datos con los que trabajan los diseñadores, el diseño es como se va a ver así como sus dimensiones, y las ingenierías es como se va a construir (incluye especificaciones estructurales, civiles, mecánicas y eléctricas).
Depende de la complejidad del proyecto también se divide en tres etapas de cuando se ejecute:
- Diseño Conceptual es la descripción de la idea en unas pocas lineas, nos sirve para establecer un costo y un concepto (ej. Casa interés medio dos niveles de 800k)
- Diseño Básico que son los primeros dibujos, ya sabemos donde esta ubicado, y se establecen sus características generales (Ej. Casa colonia el alamo de 180 m2 en tereno de 90m2, dos niveles, tres recamaras un y medio baños, sala/comedor, cochera un auto, patio de servicio) con estos planos pueden tramitarse los permisos de construcción con las cuatro instituciones obligatorias.
- Ingeniería de detalle son los planos para construir, y las fichas técnicas de todo lo que se intalará (AC, cocina, pisos y acabados, tipo de ventanas y dimensiones, etc)
En resumen, no podemos salir a comprar sin el diseño o "ficha técnica".
Ingeniería de costos
Este punto comúnmente omitido en los proyectos pero es la clave del éxito, si ya tenes la ficha técnica, ante de ir a preguntar podemos saber cuanto cuesta, es tener el sartén por el mango.
Mediante la ingeniería de costos ademas de conocer el precio final, es posible saber cuantos clavos se van a usar que día, de manera que podemos determinar el flujo de efectivo durante la vida del proyecto, aplica para cada uno de los materiales que intervienen, el personal que participa así como maquinaria y equipo, una vez mas, el control del proyecto no depende de cuantas personas tenga el maestro constructor, sino cuantas personas necesito exactamente cuando y cuantos días, es llevar la eficiencia al siguiente nivel.
Para llegar a un precio de un producto existen dos métodos, el primero el que todos usamos; cotizar el precio de mercado, el segundo es el análisis de precios unitarios que implica descomponer a su mínima expresión cada actividad y determinar rendimientos de materiales y personal para saber exactamente cuanto cuesta la tarea, es decir cual es el precio correcto del destajo. La ingenería de costos se soporta con los dos métodos.
Ahora si !a construir!
El líder de proyecto -Project Manager- es el responsable de que se realicen todas estas actividades antes y para poner la primera piedra, y es la persona responsable de que se ejecute el proyecto de acuerdo al plan. En esta fase se realizan los contratos, y se inicia con la supervisión de la obra, paralelamente se realiza la administración del proyecto, que es el control de los gastos y el aseguramiento de la calidad y los tiempos de construcción. La administración del proyecto incluye el pago a contratistas y proveedores, y las compras anticipadas cuando aplique. Finalmente debe de realizarse la entrega del proyecto por escrito con las cartas de entrega para todos los que participaron en el proyecto, se pagan los fondos de garantía así como se liquida a proveedores, es decir el cierre administrativo.
Solo los proyectos que no son planeados terminan fuera de tiempo y costo. El Líder de Proyecto -Project Manager - no solo es responsable de que se cumpla con el presupuesto incluido en el plan maestro, sino de buscar en todo momento las mayores eficiencias que se traducen en reducción de gastos y tiempos, y en muchas ocasiones hacer que el dinero rinda mucho mas, obteniendo lo mejor que se puede comprar en todo momento.
